Lo que se debe y lo que no se debe hacer en la selección y evaluación de software

¿Quién toma las decisiones sobre las soluciones de software empresarial dentro de su organización?

A menudo depende del tamaño de la empresa, de la cultura corporativa, de quién usará más el software o, a veces, incluso de quién tiene tiempo para trabajar en un proyecto de selección de software. Puede ser un alto ejecutivo, un gerente de TI o alguien de un departamento en particular. Independientemente del puesto que ocupe en su empresa y de si ha participado anteriormente en un proyecto de selección de software empresarial o es la primera vez que lo hace, hay algunas prácticas bien establecidas que se deben seguir.

Ignorar las mejores prácticas en favor de trazar un curso independiente no sólo consume tiempo innecesariamente, sino que también es arriesgado. Las consecuencias de cometer un error al elegir una pieza importante de software empresarial son graves y duraderas. Y no se trata de evitar productos inferiores. Pocas, si es que hay alguna, de las actuales soluciones de software empresarial son de mala calidad. Es mucho más una cuestión de identificar la solución de software que mejor se adapte a las características y funciones particulares que requiere una organización. Un sistema que puede ser la solución perfecta para una empresa, incluso para una empresa del mismo sector o un competidor directo, puede ser una mala solución para otra.

Al igual que un traje caro, no hay una talla única para todos (o incluso una talla única para la mayoría). Por eso es importante tener en cuenta algunos consejos básicos sobre lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer. Aplicar las lecciones que otros han aprendido a lo largo del tiempo contribuirá en gran medida no sólo a que su propio proyecto de selección sea más fácil de manejar, sino también a que su organización acabe con una solución de software que cumpla o incluso supere las expectativas.

Realice una evaluación exhaustiva de los requisitos de su organización

Evaluación de las necesidades hay que empezar por evaluar las necesidades de la empresa. La eficacia de cualquier tipo de software empresarial importante -planificación de recursos empresariales (ERP), inteligencia empresarial (BI), sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), etc.- se reduce realmente a lo bien que se ajusta a los requisitos de su organización.

Por supuesto, su empresa compartirá algunas similitudes con otras del mismo sector industrial, o que proporcionen los mismos tipos de bienes o servicios. Pero tal vez su organización tenga más o menos empleados, o tal vez muchos de los potenciales usuarios de software de su empresa utilizan dispositivos móviles, trabajan a distancia o están en movimiento, mientras que esa empresa similar tiene empleados que prácticamente siempre trabajan en terminales de escritorio.

Tal vez esa empresa similar tenga una sólida infraestructura de TI, mientras que su organización buscará una solución basada en la nube o en el software como servicio (SaaS). Tal vez una empresa hace un negocio considerable más allá de las fronteras nacionales, mientras que otra no lo hace y no tiene planes para comenzar. Bajo las similitudes superficiales puede haber un mundo de diferencias, y eso influirá en los requisitos del software empresarial.

Por eso siempre es una excelente idea comenzar el proyecto de selección definiendo lo que las partes interesadas de su organización esperan que incluya la solución. Más allá de esto, hacer una evaluación exhaustiva es un paso inicial esencial para ver cómo sus soluciones y procesos actuales resisten lo que hay en el mercado y cómo su cartera de tecnología actual satisface realmente las necesidades de su organización.

Buscar las perspectivas de las partes interesadas

Confiar en el punto de vista de una persona (o de un departamento) es demasiado limitado. Imagine si una empresa necesitara una solución de gestión del capital humano (HCM), y esa solución fuera elegida por un puñado de personas de TI.

Aparte de la pura suerte, probablemente habría al menos cierta resistencia a la adopción del nuevo software por parte de los usuarios finales y, en el peor de los casos, pronto sería evidente que la necesidad de alguna característica o función importante se había descuidado y faltaba en la solución elegida.

Alternativamente, imagine que un grupo de RRHH se dispusiera a identificar y seleccionar el software de HCM ideal y se encargara de todo el proceso. Después de firmar el acuerdo de compra, el departamento de TI podría informarles de que el hardware existente en la empresa es inadecuado para el nuevo sistema, y que ahora será necesario realizar costosas actualizaciones de la red, lo que provocaría un retraso imprevisto en la implementación del sistema. Por supuesto, estos escenarios son extremos, pero ilustran por qué la comunicación dentro de la empresa es vital para el éxito del proyecto de selección.

La comunicación nunca es más importante que cuando se trata de soluciones de software que afectan a muchos departamentos y partes interesadas diferentes. Una solución de planificación de recursos empresariales, por ejemplo, estará estrechamente entrelazada con prácticamente todas las partes de los procesos cotidianos de una empresa.

Desde la cadena de suministro hasta las ventas, pasando por las finanzas y la comercialización, y más, los usuarios de todas las partes de la empresa necesitarán el sistema para trabajar eficazmente para ellos. Debería ser obvio que tales decisiones no pueden dejarse a una sola persona, ni siquiera a un departamento. Un enfoque consiste en reunir un equipo de selección de programas informáticos con representantes que puedan defender las necesidades de sus respectivas áreas.

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Aunque tal vez sea lo ideal, no todas las empresas estarán en condiciones de hacerlo. Especialmente en las organizaciones más pequeñas, una persona puede encargarse de realizar la evaluación y la selección. Ese escenario también puede funcionar bien, pero sigue siendo crucial que esa persona obtenga aportaciones de los diversos interesados para asegurar que tengan alguna participación en el proceso.

Utilizar una solicitud de propuestas o una respuesta afirmativa integral

Si nunca has trabajado con solicitudes de propuestas (RFP) o solicitudes de información (RFI) antes, puede que te lleves una agradable sorpresa. Una buena RFP explica exactamente lo que el comprador potencial espera del software de la empresa.

En lugar de intentar crear una RFP desde cero, tiene sentido trabajar a partir de una plantilla.

Los Centros de Evaluación de Tecnología (TEC) ofrecen muchas de estas plantillas, cada una diseñada para un tipo particular de software utilizado por un tipo particular de empresa. Por ejemplo, hay plantillas para la planificación de recursos empresariales (ERP) para empresas de servicios y para la planificación de recursos empresariales (ERP) para varios tipos de fabricación, etc.

Estas plantillas de RFP reúnen todas las características que se encuentran en un determinado tipo de solución de software; TEC se ha puesto en contacto con los proveedores de software y ha obtenido información sobre lo que se incluye y lo que no se incluye en su solución. La lista resultante refleja lo bien que cada solución de software soporta las diferentes características y funciones. Obviamente, no todos los proveedores ofrecen todas las características.

Estas plantillas le permiten revisar una lista completa de características en comparación con los requisitos actuales y anticipados de su propia organización. Las características pueden ser priorizadas, o eliminadas si son irrelevantes. Una plantilla de RFP puede ser especialmente valiosa durante el proceso de consulta a los interesados internos, ya que éstos sabrán qué características son necesarias para el funcionamiento diario.

Estas RFP fácilmente personalizables simplifican enormemente su comunicación con los proveedores de software: recibirán un documento completo que explica con detalle las necesidades exactas de su empresa. Cada proveedor debe entonces responder directamente a esas necesidades para que su propuesta sea competitiva. Por lo tanto, si una función esencial no es una que su solución pueda soportar, será evidente por muy buena que sea su propuesta de venta.

La RFP también hace mucho más fácil evaluar las propuestas que recibe de los diferentes vendedores. Si bien es posible que no encuentre ninguna propuesta que se ajuste a sus necesidades al 100%, podrá separar rápidamente las propuestas entrantes en un grupo «demasiado alejado del objetivo», un grupo «posible pero no seguro» y un grupo «potencial de buena correspondencia». Es muy parecido a examinar los currículums cuando se contrata, excepto que estos «currículums» de software dan información muy específica, basada en hechos, en el mismo formato, de modo que puede buscar rápidamente la compatibilidad.

Programe una demostración de software con su lista de proveedores preseleccionados

El software empresarial es una inversión importante, por lo que casi todos los proveedores de software están dispuestos a ofrecer una demostración gratuita de su producto. Debería aceptar estas invitaciones, siempre que ya haya identificado esa solución como un fuerte candidato. Sin embargo, asegúrese de que esa demostración proceda bajo sus términos, no los de ellos: prepare un guión para que los vendedores trabajen y compartan el mismo guión con cada uno de ellos mucho antes de la demostración programada.

Lo más probable es que ninguna solución ofrezca el 100% de sus requerimientos, y habrá algún compromiso. Esto suele implicar algún tipo de personalización extra o la compra de un parche de software. El truco está en encontrar la solución más adecuada junto con un proveedor que se sienta como un buen socio de trabajo.

La relación con el proveedor es importante, pero a menudo se descuida. El software empresarial no es algo que simplemente se descarga y se empieza a usar. Requiere una conexión íntima entre la funcionalidad del software y sus procesos empresariales más críticos.

En un número cada vez mayor de casos, tampoco está alojado en los servidores internos de su empresa: las soluciones basadas en la nube o SaaS, en las que el proveedor o un tercero alojan la solución y realizan un mantenimiento y soporte continuos, se están volviendo muy comunes. El software empresarial es también una inversión a largo plazo.

Cualquiera que sea la solución que usted compre, puede planearla, lo que implica un compromiso de tres a cinco años como mínimo. Debe preguntarse: «¿Este es un proveedor con el que creo que puedo trabajar por lo menos unos años?» Considere el estilo y la personalidad general de los vendedores que hacen las demostraciones. ¿Parecen profesionales que responderán con prontitud y harán que su empresa se sienta como un cliente valioso? Para más ayuda e ideas, lea 5 pasos para realizar y calificar demostraciones de software.

No confíe en las recomendaciones subjetivas – Enfóquese en la investigación independiente e imparcial

Tal vez un colega tuvo una gran experiencia con una solución en una empresa diferente y la ha recomendado para su negocio. Acepte su sugerencia, pero tenga en cuenta que cada empresa tiene requisitos únicos, incluso cuando están en el mismo sector o incluso son competidores directos. Tal vez ese colega se ocupó del software en cuestión hace varios años. El ritmo de cambio en el software empresarial es muy rápido. Las soluciones actuales pueden no ser comparables con lo que un proveedor ofrecía hace unos años.

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Otro problema de confiar en la recomendación de una persona es la importancia de buscar múltiples perspectivas. Digamos que el colega en cuestión es un director financiero y que la solución de software abarca las finanzas, entre otras funciones. Aún así, es necesario obtener la perspectiva de otros interesados que utilizarán el software, se verán afectados por él o lo mantendrán.

No se preocupe demasiado por el precio inicial

Como se ha destacado anteriormente, los programas informáticos de las empresas representan una importante inversión a largo plazo. El proceso de selección conduce en última instancia a una elección final, que debe basarse en una serie de factores como la funcionalidad (la que mejor se adapte a sus necesidades), la integración, el costo total de propiedad (TCO) y el soporte. En otras palabras, no es práctico hacer que el precio sea el principal factor decisivo entre las soluciones que ha preseleccionado. En igualdad de condiciones, usted elegirá la opción de menor precio, pero, por supuesto, es un caso raro cuando todas las cosas son realmente iguales.

Durante el proceso de selección surgirán algunas distinciones claras en la adecuación de las características y funciones que su empresa requiere con lo que ofrecen las diversas soluciones.
Tenga en cuenta que hay costos considerables cuando los desarrolladores necesitan programar características o funciones personalizadas en una solución empresarial. Ahorrar dinero por adelantado sólo para pagar lo mismo o más para que el software se adapte tiene poco sentido. Además del costo, cuanto más desarrollo personalizado se debe hacer, mayor es el potencial de que surjan errores más tarde.

El coste total de propiedad también importa precisamente porque se trata de una inversión a largo plazo. Una implementación larga y complicada, por ejemplo, puede anular algunos ahorros iniciales. También es posible que una solución de menor precio tenga una interfaz de usuario menos intuitiva y más compleja, lo que a su vez requerirá una capacitación más prolongada y extensa antes de que todos los usuarios finales utilicen plenamente el software.

Además, cada vez se adquieren más soluciones empresariales en forma de SaaS en la actualidad, lo que implica algún tipo de cuotas mensuales o trimestrales, a veces además del precio inicial. Nada de esto significa que nunca tenga sentido elegir la opción más barata; la clave es simplemente ser consciente de los costos adicionales más allá del precio inicial.

Por último, es común que se lleve a cabo alguna negociación antes de la compra de un software. Cuanto más amplia sea la solución y mayor sea el número de licencias (es decir, los usuarios finales del sistema) necesarias, más probable será que el vendedor negocie.

Por supuesto, hay casos en los que un proveedor proporciona un precio final; pero incluso en estos casos, puede haber espacio para negociar en otras áreas, asegurando una ayuda extra del proveedor durante la implementación y la capacitación de los usuarios, por ejemplo, o tal vez una reducción de precio en una próxima actualización de software.

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