6 razones por las que no se puede confiar en los proveedores de software

Para los vendedores de software, el software es su negocio y lo conocen muy bien. Sin embargo, para la gran mayoría de los compradores de software empresarial, ese no es el caso. Las empresas son expertas en sus propios campos, pero aunque hayan comprado software unas cuantas veces no pueden ser autoridades en la materia, ya que el mercado de software es enorme y está en constante cambio. Desafortunadamente, en cualquier situación en la que usted esté comprando un producto que no esté en su área de especialización, estará en desventaja.

Es probable que los vendedores de software para empresas comerciales sean, en su mayoría, sinceros acerca de su negocio y su deseo de ayudar a los clientes, al igual que es probable que la mayoría de los lectores de este artículo se sientan atraídos por sus propias empresas y clientes. Por lo tanto, es probable que pueda confiar en lo que los vendedores le dicen sobre sus productos de software, pero ahí es donde debe cesar la confianza incondicional. Cuando se trata de productos de la competencia, precios, complementos y personalización, objetividad y demostraciones de productos, es posible que el vendedor no le esté contando la historia completa.

¿Por qué deberían hacerlo, si se arriesga a hacer que su producto parezca inferior a los demás?

Por eso vale la pena «hacer los deberes», sobre todo porque se trata de comprender exactamente lo que su empresa necesita de una determinada herramienta de software y lo que se ofrece a cada proveedor para satisfacer esas necesidades. Comprar software es una gran decisión, y como cliente o cliente potencial de los proveedores de software, tiene sentido estar lo más informado posible sobre las soluciones que está explorando y ser cauteloso con la información que le dan los proveedores individuales.

Aquí revisaremos las principales razones por las que no se puede confiar plenamente en los proveedores de software de planificación de recursos empresariales (ERP) y otros tipos de software empresarial, incluyendo la gestión del capital humano (HCM), la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), la inteligencia empresarial (BI) y otro tipo de software.

Razón 1: Un vendedor no recomendará el producto de otro vendedor.

El software para empresas, a diferencia de la ropa de negocios, se trata de encontrar la mejor opción. Encontrar ese ajuste es similar a como se podría enfocar la compra de ropa nueva. Si una «Medium» o una «XL» le queda bien de una marca o estilo de ropa, no significa que la misma talla le quede bien si prueba una marca o estilo diferente. Es muy similar cuando se trata de software para empresas. El hecho de que algo funcione para una empresa similar, o para su mayor competidor, no significa que se ajuste bien a su empresa.
Desafortunadamente, con pocas excepciones, los proveedores de software normalmente no le dirán a un cliente que su ERP, CRM u otro sistema no es apropiado para las necesidades del cliente y ciertamente no le recomendarán una solución de un competidor. Esto no quiere decir que no dirijan al cliente hacia otra cosa que ofrezcan y que probablemente esté más cerca de los requerimientos del cliente. Pero ese es generalmente el alcance de la flexibilidad de los vendedores de software.
Por eso es imperativo evaluar los requisitos de su organización desde el principio. Cuanto más claro sea su entendimiento de lo que exactamente necesita hacer su empresa con una determinada solución de software, más fácil será determinar si lo que ofrece un determinado proveedor se aproximará o no. Con tantas opciones que existen, es mejor hacer una lista corta de soluciones competidoras que se ajusten razonablemente a lo que su organización necesita. Luego se puede trabajar para reducir aún más las posibilidades hasta llegar a la que es la más adecuada.

Razón 2: Los proveedores tratarán de venderle módulos adicionales, parches y programación personalizada que añadirá gastos y complejidad.

Los complementos, parches y la programación personalizada pueden sumar, al igual que el precio de los coches nuevos puede crecer rápidamente cuando se añaden varias opciones a un modelo base, lo mismo ocurre con los sistemas de software empresarial. Esta es otra razón por la que es importante hacer los deberes y reducir la lista de soluciones que desea considerar seriamente para su empresa.

Si se avanza con un examen minucioso sólo de las soluciones que ya se acercan razonablemente a lo que su empresa necesita, se minimizará el riesgo de terminar con una solución empresarial que es considerablemente más cara de lo necesario porque tuvo que pasar por una extensa personalización o la adición de muchos extras para funcionar bien para los requisitos particulares de su empresa.

La verdad es que, con suficientes modificaciones y parches, prácticamente cualquier solución empresarial puede hacerse funcionar para usted. Y sería inusual que un vendedor aconsejara a un cliente potencial que sería mejor ir con un sistema de la competencia que requeriría menos retoques y que encajaría mejor desde el principio.

En algunos casos, las modificaciones o la programación personalizada pueden ser inevitables. Pero hay que tener en cuenta que esos cambios aumentan invariablemente el costo de un sistema de software que ya representa una gran inversión de capital. Cuantas menos personalizaciones, parches de terceros y otros cambios de este tipo se necesiten, mejor. Además del gasto adicional, esos cambios también aumentan la complejidad del sistema y pueden hacer más probable que con el tiempo surjan otros problemas, como tasas de adopción por parte de los usuarios más bajas o procedimientos de mantenimiento más complicados. En definitiva, tiene sentido, en muchos aspectos, buscar una solución empresarial que encaje bien sin necesidad de demasiados cambios, y llevar la información del proveedor sobre el ajuste de su software a su empresa con un grano de sal.

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Razón 3: Los precios son más flexibles de lo que los proveedores dejan ver.

El software empresarial es una inversión de capital y representa un gran gasto para la mayoría de las empresas. Esto significa que encontrar el precio más bajo posible rara vez debería ser una consideración prioritaria. El costo es una consideración, por supuesto, pero como en la mayoría de las inversiones, debe ser visto desde el punto de vista de los costos totales y no simplemente del precio de compra inicial.

Es importante tener en cuenta que a menudo hay espacio para la negociación del precio cuando se trata de comprar una solución de software empresarial. Muchos proveedores estarán abiertos a algún tipo de negociación en lo que respecta al costo de la compra e implementación de su sistema. Dado que esperan hacer un gran acuerdo de varios años con un cliente, deberían esperar que algún tipo de negociación surja por lo menos como un tema antes de que se firme algo. Pueden estar dispuestos a negociar o no. Depende del vendedor y de la situación, por supuesto. En algunos casos, cuando un vendedor deja claro que no se permite ningún movimiento en el precio, algunos pueden estar dispuestos a incluir algunos complementos sin costo adicional, como la formación, o una futura actualización, etc.

A menudo hay espacio para la negociación de precios con los vendedores de software

No todas las empresas que buscan comprar software tienen experiencia o se sienten cómodas en este tipo de negociaciones. Algunas son expertas, y pueden estar acostumbradas a negociar casi todo. Para otras, especialmente las empresas más pequeñas que pueden estar tratando con grandes proveedores de software, o las empresas que pueden estar comprando su primer sistema empresarial, las negociaciones pueden resultar incómodas, especialmente si los negociadores no tienen confianza en su capacidad para negociar eficazmente.

Obtener la ayuda de un experto imparcial en software puede ser de ayuda en la etapa de las negociaciones, para actuar en nombre de la empresa y asegurar que se llegue a un acuerdo justo. El equipo de Servicios de Selección de Software de los Centros de Evaluación de Tecnología (TEC) puede ayudar en la etapa de las negociaciones, así como en todas las demás etapas del proceso de evaluación y selección de software.

Razón 4: Los nombres de marca no importan, el software empresarial se basa en la utilidad, no en el prestigio.

Una solución de software empresarial no es algo que eleva el estatus de una empresa. Es estrictamente una herramienta para hacer más eficientes los procesos empresariales, mejorar las comunicaciones y la colaboración, capturar datos para utilizarlos en la toma de decisiones estratégicas, y cosas por el estilo. Incluso si el estilo, el prestigio o el reconocimiento del nombre tuvieran algo que ver, hay demasiados desarrollos rápidos y nuevos participantes innovadores para mantenerse al día. El hecho es que todo el campo del software empresarial está explotando con nuevos productos.

Hubo un tiempo en que algunas soluciones de software se consideraban opciones «seguras» y el hecho de ir con un relativo desconocido entrañaba un riesgo, aunque sobre el papel el nombre menos conocido se acercaba más a lo que necesitaba una empresa.

Esos días se están desvaneciendo o en gran medida pertenecen al pasado. Con opciones cada vez más especializadas que aparecen cada día, y con el software empresarial avanzando hacia un modelo de plataformas en las que se pueden desplegar diversas aplicaciones modulares, es mucho más importante encontrar soluciones que se acerquen más a lo que necesita la organización que simplemente elegir un producto conocido ofrecido por un proveedor «seguro» y establecido.

No es un error elegir las marcas conocidas, especialmente si se han hecho las comparaciones y una de ellas ofrece exactamente lo que su organización necesita. Pero puede ser un error ignorar a los jugadores más pequeños y prometedores simplemente porque no ha oído hablar de ellos. Este último punto es especialmente cierto para los profesionales no informáticos. Si está ocupado con la gestión de cosas más allá de la esfera relativamente cerrada de la TI y el software, puede que ni siquiera esté al tanto de las últimas noticias y tendencias del software empresarial. Ese producto del que recordará haber oído hablar hace varios años puede haber sido reemplazado por completo.

Razón 5: Los vendedores no ofrecen comparaciones objetivas.

Una regla básica del marketing es acentuar lo positivo. Eso no es «mentir», es sólo poner tu mejor pie adelante. Si eso significa, por ejemplo, hacer hincapié en la buena relación calidad-precio y minimizar el hecho de que su interfaz gráfica de usuario es torpe, anticuada y no es fácil de personalizar para diferentes usuarios, entonces eso es lo que harán. Eso no está mal, por supuesto, pero un comprador inteligente estará atento a esto y no dejará que influya en lo que más le conviene a su propia empresa, que es identificar la solución particular que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

Si a una solución de software le falta algo que su empresa en particular requiere, como una determinada característica o funcionalidad, o la solución es débil en un área determinada en relación con sus competidores (y esa área en particular es una prioridad para su empresa), no es razonable esperar que los vendedores lo señalen claramente desde el principio y llamen su atención sobre dónde un competidor sería la opción superior.

Por eso es vital comenzar su proyecto de selección con una clara comprensión de las características y funciones que su empresa necesita y seguirlo con una solicitud fácil de entender de que cada proveedor con el que se ponga en contacto responda directamente a esas necesidades declaradas.

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Invariablemente, tendrá que hacer algunas comparaciones entre las soluciones que ha preseleccionado. Hacerlo de forma exhaustiva y objetiva puede marcar la diferencia. Ahí es donde puede ayudar un documento completo de solicitud de propuesta (RFP) o de solicitud de información (RFI). Requiere que cada proveedor presente una propuesta detallada que responda, punto por punto, a sus requisitos establecidos. De este modo, se puede detectar rápidamente la debilidad en un área en particular, y también podrá ver qué soluciones marcan todas las casillas cuando se trata de los requisitos de su empresa y cuáles se quedan cortas. TEC ha recopilado datos de funcionalidad de los proveedores de software durante décadas, y tiene una amplia selección de plantillas específicas de la industria y plantillas para tipos de software específicos que puede utilizar para comenzar a crear una RFP integral.

Razón 6: A los proveedores les gusta mostrar sus soluciones de la mejor manera posible.

Es importante tener demostraciones de software para cada solución preseleccionada Es importante que realice una demostración de software con cada uno de los proveedores cuyas soluciones de software estén entre sus finalistas. Es una oportunidad para obtener demostraciones cara a cara y prácticas de cómo el software logrará exactamente sus objetivos. Pero es vital para usted, como comprador potencial, seguir a cargo y administrar estas demostraciones. Debe especificar lo que cada vendedor debe demostrar, en lugar de dejar que hagan sus propias presentaciones como les parezca.

Puede ser útil pensar en una demostración de software de la misma manera que vería un proceso de entrevista para los candidatos a ocupar un puesto importante en su empresa. Aunque sin duda permitiría a los candidatos contar un poco sobre ellos mismos, también entraría con una lista preparada de preguntas que cada candidato debe responder a su satisfacción. Y, cuando algo no esté claro, lo más probable es que haga preguntas de seguimiento. Es muy parecido a una demostración de software. Se trata de clasificar un puñado de finalistas para decidir qué sistema estará íntimamente ligado a sus procesos de trabajo diarios durante los próximos años. No puede permitirse el lujo de dejar que una presentación pulida con algunos hechos impresionantes pero enlatados le convenza de elegir esa solución en lugar de una que esté realmente más cerca de lo que su empresa necesita o que sea más fácil de aprender rápidamente y de utilizar eficazmente para sus usuarios finales.

El mejor enfoque es preparar un guión de demostración de antemano y presentarlo a cada proveedor preseleccionado. Al mantenerlos «en el guión», tendrá una oportunidad más de comparar y contrastar sus finalistas para ver qué solución de proveedor/empresa ofrece realmente la mejor opción para su organización. Este reciente artículo proporciona información adicional sobre la importancia de elaborar un guión para las demostraciones de software y cómo hacerlo.
Los proveedores no le están mintiendo, pero generalmente tienen sus propios intereses en el corazón. Tomar lo que dicen con un grano de sal y tomar el control de la investigación y la prueba de soluciones potenciales será un gran paso para asegurar que su organización termine con la mejor solución para sus necesidades. Confiar en los hechos que ha obtenido de su propia investigación y de fuentes imparciales en lugar de con información de varios proveedores asegura que la decisión de software indicará realmente la mejor solución

Gracias por leernos

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