Los 5 mayores desafíos de la aplicación del ERP

En este artículo se examinan algunos de los beneficios y desafíos de la aplicación de sistemas empresariales. Los Centros de Evaluación de Tecnología (TEC) se ocupan de muchas empresas que se embarcan en la selección de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

A pesar de que el uso de ERP está muy extendido y es la norma para la mayoría de las empresas de cualquier tamaño en la actualidad, todavía existen retos a la hora de implementar los sistemas empresariales, ya que cada organización es diferente y tiene sus propias necesidades, expectativas y procesos.

Aunque los problemas de aplicación de la planificación de los recursos institucionales varían en función de diversos factores, los principales problemas de la planificación de los recursos institucionales que se plantean son los mismos en las distintas regiones y tamaños de empresas. A continuación se presentan algunos de los retos que las organizaciones pueden encontrar al iniciar la aplicación de sistemas empresariales, así como algunas posibles soluciones a estos retos:

1. El problema de la selección

Antes de poner en práctica cualquier sistema de planificación de los recursos institucionales, una organización debe investigar primero el tipo, el tamaño y el alcance del sistema que realmente necesita y cómo elegir la solución más adecuada entre los cientos de opciones de software empresarial disponibles en el mercado.

No existe una respuesta única sobre cómo encontrar lo que se necesita, y hay múltiples factores que deben considerarse además del tamaño, el alcance y el tipo, incluidos el precio y los requisitos específicos de funcionalidad. A menudo hay entre cientos y miles de características y funciones para cada sistema de software que deben considerarse en términos de prioridad y utilidad.

Muchas empresas pueden considerarse inmunes a estos retos de la planificación de los recursos institucionales, puesto que ya han decidido lo que necesitan y desean en un nuevo sistema. Sin embargo, hay que tener cuidado de no llegar a esta conclusión sin un trabajo de fondo adecuado, ya que la selección de un nuevo sistema de software, especialmente uno tan integral como un sistema ERP, es una de las decisiones más complejas e importantes que su empresa tomará jamás.

La selección del ERP debe ser considerada tan seriamente como sea posible por la razón de que la elección del sistema ERP predefine la estrategia de una compañía por lo menos durante los siguientes 6 a 10 años y sin duda tiene un enorme impacto en el éxito futuro de todo el negocio.

Existe una amplia industria de consultoría e investigación de software empresarial para atender las necesidades de las empresas que se enfrentan a la cuestión de la selección por primera (¡o segunda o tercera!) vez. Por ejemplo, TEC ofrece una gama de programas de selección de software disponibles para las organizaciones que comienzan un proceso de selección de ERP.

2. Cuestiones técnicas

La forma de seleccionar con éxito un paquete de software es importante, pero no es el último problema que aparecerá en el camino para conseguir que todo el sistema (software y hardware, servidores y usuarios) trabajen juntos y devuelvan el valor a la empresa. Otro conjunto de riesgos y desafíos de la planificación de recursos empresariales (ERP) está relacionado con la parte técnica del proyecto.

A menos que su empresa esté adoptando un sistema de ERP basado en la nube, es probable que los servidores y otro hardware tengan que ser revisados y que haya que pedir, comprar e instalar otros nuevos y más modernos. La red interna también tiene que ser analizada y modernizada si es necesario, y la velocidad y el ancho de banda del acceso existente a Internet deben tenerse en cuenta junto con las posibles preocupaciones técnicas sobre los dispositivos móviles que se utilizan.

Si se subestiman estas necesidades, pueden repercutir drásticamente en los resultados generales del proyecto (y retrasar fácilmente la «hora feliz» una vez que el nuevo sistema esté finalmente instalado y funcionando según lo previsto), o envenenar las primeras semanas (o incluso meses) de utilización de un nuevo sistema con un rendimiento lento, lo que se traducirá en un ritmo de trabajo más lento.

Sin embargo, los cambios que se han producido en los últimos años en los modelos de entrega han provocado un cambio en la forma en que la planificación de los recursos institucionales y otros tipos de programas informáticos de organización se ponen a disposición de los usuarios.

Se han puesto a disposición de los usuarios muchas opciones de «como servicio» y de nube, que ofrecen servicios de infraestructura alojada, almacenamiento de datos y programas informáticos, lo que permite ahora reducir al mínimo el costo y el dolor de cabeza de las aplicaciones, el equipo informático, la red y los problemas de almacenamiento. Entre ellos figuran el software como servicio (SaaS), la plataforma como servicio (PaaS) y la infraestructura como servicio (IaaS).

Con un entorno en el lugar, todo está alojado en el lugar: datos, aplicaciones, servidores, red y soluciones de software. Con el alojamiento «como servicio» o la opción de la nube, los datos, el middleware, las redes, el hardware y las aplicaciones pueden alojarse en el sitio o fuera de él, según el modelo de servicio elegido.

Existen algunos beneficios y desafíos en los modelos de entrega en la nube o alojados. Pueden hacer que la implementación sea mucho más fácil y menos costosa que con una solución in situ, pero hay advertencias con respecto a la opción «como servicio» (una inversión inicial más baja puede dar lugar a un mayor costo total de propiedad con el tiempo, por ejemplo) y es necesario explorarlas plenamente antes de tomar una decisión sobre el modelo de entrega que se debe utilizar.

Las opciones son ahora mucho más numerosas que en el pasado, y las organizaciones inteligentes explorarán todas las opciones y determinarán los requisitos técnicos al principio, de modo que no haya sorpresas desagradables en el camino. Una visión general del panorama actual del mercado de opciones de ERP en la nube se discute en nuestra Guía del comprador de ERP en la nube para pequeñas empresas, así como en nuestra Guía del comprador de ERP en la nube para fabricantes

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3. La calidad de los datos se publica

Esta cuestión es pertinente para las empresas que están transfiriendo por primera vez sus datos heredados al nuevo sistema de planificación de los recursos institucionales. Básicamente, la cuestión es que los datos antiguos que han sido utilizados y almacenados durante años pueden, por muchas razones, parecer aproximados o incluso incorrectos en la nueva realidad del ERP. Según nuestra investigación, uno de los problemas más comunes de la aplicación del sistema ERP es la mala integración de los datos (que representa una quinta parte de los problemas más comunes que citan los expertos).

4. Cambios en la filosofía empresarial

Uno de los mayores desafíos al implementar los sistemas empresariales es la forma en que aporta cambios significativos al modelo comercial convencional de una empresa y a las prácticas cotidianas que ha estado utilizando durante años o incluso décadas.

Utilizando ideas sabias y con visión de futuro cuando se implementa un ERP, es definitivamente posible obtener un rendimiento que es algo mucho más apreciable que un simple cambio de formato de datos o una interfaz de usuario actualizada. Esto es un verdadero desafío, pero al mismo tiempo es una gran oportunidad para refrescar el negocio y aportar nuevas ideas, así como para establecer una base estratégica para el futuro de su organización.

5. Temas de «Mindshift»

Este es el tipo de problema más difícil de resolver y es una de las principales razones de los fracasos en la aplicación de la planificación de los recursos institucionales. Es fácil olvidar que el éxito de la implementación de un sistema de software depende principalmente de los usuarios. El sistema en sí es una entidad no viva y lógica que sigue los pasos y procesos lógicos para los que ha sido programado, pero los usuarios del sistema son seres humanos acostumbrados a que los procesos sean unidireccionales y es muy probable que les resulte difícil cambiar a una nueva forma de hacer las cosas, especialmente si el beneficio de los nuevos métodos no es inmediatamente evidente.

Se trata de la variedad «favorita» de los problemas de los directores de proyectos de planificación de recursos empresariales (es decir, su peor pesadilla), que surge de los hábitos de los usuarios y de su comprensión de lo que es bueno para la empresa en general y para el usuario en particular. «Siempre ha sido así, mucho antes de que usted entrara», «No creo que funcione nunca», «No funciona en mi PC», «Hablaré con el director general sobre este sistema» o «No entiende cómo debería funcionar» -estos comentarios deberían resultar familiares a cualquiera que haya intentado alguna vez implementar un nuevo sistema o cambiar los requisitos de los usuarios.

Es realmente difícil describir o clasificar los posibles problemas de aplicación de la PRE que pueden surgir entre la base de usuarios cuando se aplica un nuevo sistema de software empresarial.

De hecho, es difícil clasificar los problemas de aplicación de la PRE porque casi cualquier problema puede aparecer durante el proceso.

Lamentablemente, el cambio es difícil de aceptar sin ver las ventajas visibles del mismo, y si no se toman medidas para ayudar a los empleados a ver estas ventajas antes de que comience la implementación, es probable que se arrepientan más tarde. Recomendamos tratar de predecir tales problemas en la etapa de planificación para reducir el posible impacto negativo de las actividades de contra-colaboración de los usuarios.

Además, el hecho de captar el interés de diferentes grupos y categorías de usuarios del sistema con mucha antelación a la fecha de inicio del proyecto y de mantenerlos involucrados durante la ejecución contribuirá a fomentar el «cambio de mentalidad» necesario en sus empleados para que la ejecución tenga éxito. Considere la posibilidad de seguir estos pasos para mantener a los empleados informados y comprometidos antes, durante y después de un gran proyecto de implantación de software:

Los empleados afectados a todos los niveles deben convertirse en aliados del equipo del proyecto de planificación de los recursos institucionales para la aplicación de un nuevo sistema, ya que ignorar la experiencia y las preocupaciones de los usuarios pone en duda el éxito de todo el proyecto y puede acabar con los objetivos del mismo.

Planificar el éxito de la implementación… no es fácil, pero vale la pena

Como casi cualquier empresa, la implementación de software requiere mucha planificación, esfuerzo y supervisión para asegurar el éxito y minimizar cualquier problema con sus sistemas ERP. Abordar los cinco desafíos de implementación de ERP mencionados anteriormente puede ayudar en las etapas de planificación y asegurar que todos los posibles problemas se aborden antes de que la implementación se ponga en marcha. Abordar los desafíos de implementación en la ERP de frente y asegurarse de que ha hecho su debida diligencia significa que podrá sentirse seguro en su implementación organizativa y mantener los costos y el tiempo reducidos en la medida de lo posible.

Si esta es la primera implementación de su empresa, puede que desee buscar servicios de implementación de terceros para que el proceso sea más fluido y fácil. TEC ofrece servicios de monitoreo de la implementación y un programa de acreditación (informes basados en las verificaciones de referencias de los clientes) para ayudar a las empresas a elegir un socio de implementación de software o un proveedor de servicios en función de sus necesidades de implementación y de servicios.

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TEC también puede proporcionar plantillas y mejores prácticas basadas en un enfoque comprobado para manejar la administración de cambios que minimiza las interrupciones en las operaciones diarias de las empresas.

Preguntas frecuentes:

1. ¿Con qué frecuencia se hacen los cambios importantes de software que se suelen hacer en la planificación de los recursos empresariales (ERP)?

Cada 3 a 5 años.

Las características menores son agregadas a la ERP regularmente por los operadores propietarios o, en el caso de soluciones basadas en la nube, por los propios proveedores de software. Pero las revisiones mayores de software que implican cambios en cosas como la estructura de la base de datos, cambios en la red o cambios en cualquier tecnología de hardware de computadoras se hacen típicamente cada 3 a 5 años.

2. Dentro del ERP, ¿qué conjunto de aplicaciones es el más grande y complicado?

Normalmente son los módulos de fabricación y logística. En parte esto se debe a que cada operación de fabricación y cada caso de logística es único, por lo que la funcionalidad requerida es a menudo profunda y compleja. Además, puede haber más personalizaciones en estos módulos que en, por ejemplo, los módulos de RRHH, CRM o Finanzas.

3. ¿Cuál es el mayor beneficio de un sistema ERP implementado con éxito?

La eficiencia. Un sistema ERP implementado con éxito integra los procesos organizativos de una empresa en un solo programa, a la vez que proporciona actualizaciones en tiempo real. Por lo tanto, las tareas se realizan más rápidamente, es menos probable que se produzcan errores humanos y la información no se perderá entre las aplicaciones y las hojas de cálculo.

4. ¿Cuáles son los mayores desafíos al implementar el ERP?

De acuerdo con nuestra investigación de 2019, los mayores problemas están relacionados con la falta de apoyo organizativo y ejecutivo, así como con los problemas de gestión de las expectativas de los usuarios y la gestión del cambio.

5. ¿Cuáles son los problemas más comunes después de implementar los sistemas de ERP?

Hay algunos desafíos que pueden surgir al implementar sistemas de ERP. Estos problemas pueden incluir

La gestión del cambio. Un nuevo sistema de PRE es un problema de tecnología de la información, pero igualmente o más que una iniciativa de transformación empresarial. Los consultores externos pueden ayudar enormemente con los cambios organizativos y de procesos empresariales que traerá consigo una implementación de ERP.

Problemas de integración de datos. Se requiere una planificación cuidadosa para garantizar que la migración de datos se produzca sin corrupción, pérdida o tiempo de inactividad.

6. ¿Cuáles son los desafíos de la ERP?

Es posible que usted y su equipo se enfrenten a desafíos adicionales de ERP después de la implementación. Algunos de estos desafíos incluyen:

Es posible que la solución no se ajuste a las necesidades de la empresa después de la implementación, a menudo debido a la insuficiencia de la recopilación de requisitos y a las preocupaciones sobre los precios durante la etapa de selección del software.

Los usuarios tendrán que recibir capacitación sobre cómo utilizar el sistema, lo que significa reservar el tiempo y el presupuesto para que los representantes de los proveedores o el personal de los socios de implementación puedan capacitar adecuadamente a los empleados.

Es posible que algunos procesos de la organización tengan que adaptarse a los programas informáticos, lo cual es algo que debe planificarse mucho antes de que llegue la fecha de puesta en marcha.

Gracias por leernos

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