5 Consejos para una aplicación satisfactoria del ERP

Ya sea que esté implementando su primer sistema de software de planificación de recursos empresariales (ERP) o reemplazando un sistema heredado, es probable que su compañía experimente algunos desafíos -el proyecto es simplemente demasiado complejo y de gran alcance para estar libre de arrugas.

Con una planificación adecuada durante la fase previa a la implementación y dividiendo el proyecto en etapas manejables, los desafíos experimentados con la implementación del ERP pueden mantenerse a un nivel mínimo. Adoptar un enfoque de mejores prácticas paso a paso y tener mucha paciencia ayudará a mantener su proyecto de implementación de ERP en el camino, en el alcance y dentro del presupuesto.

Siga estos consejos para mantener su proyecto de implementación de ERP en el camino correcto, en el alcance y dentro del presupuesto

1. Tomar las decisiones correctas de preimplementación

No deje que su proyecto de implementación de ERP comience con el pie izquierdo con opciones cuestionables de pre-implementación. Es importante adoptar un enfoque diligente a la hora de seleccionar la mejor solución de ERP para su organización.

Asegúrese de que la solución de software ERP que su empresa elija sea una que cumpla con sus objetivos corporativos: detalle sus requisitos funcionales y técnicos y lleve a cabo un minucioso proceso de solicitud de propuesta (RFP) con los proveedores de software. La decisión no debe basarse sólo en los costos, sino que debe considerar todo el panorama de costo-valor. El tipo de implementación -en nube, en las instalaciones o una solución híbrida de dos niveles- también es importante, ya que es necesario asegurarse de que su empresa pueda gestionar el soporte, el mantenimiento y los costes continuos para operar el sistema ERP.

2. Sea preciso y realista al planificar

La planificación es uno de los pasos clave para el éxito de un proyecto de aplicación de la planificación de los recursos institucionales. Ayuda a comenzar trazando el camino de las interacciones de su organización con el sistema ERP, ¿cuáles serán las acciones diarias? ¿Qué datos y procesos empresariales apoyarán esas acciones? Este ejercicio revelará qué características y funciones del sistema ERP son fundamentales para su organización.

También ayudará a identificar aquellas que deben ser configuradas y personalizadas si es necesario, y a establecer cómo deben configurarse los flujos de trabajo. Este ejercicio también guiará el diseño del backend y la infraestructura de apoyo del sistema, incluidos los sistemas de conexión, así como la integración y migración de datos.

Para mantener la aplicación en el buen camino y dentro del alcance y el presupuesto, el equipo de ejecución deberá establecer un plan de proyecto basado en metas y objetivos claros y mensurables. Esas metas deben traducirse en hitos del proyecto que sean alcanzables en un plazo realista. Deberían incorporarse al plan diversas pruebas y fases de ensayo a fin de anticiparse a los problemas que puedan surgir y adelantarse a ellos ajustando la configuración diseñada antes de que el sistema entre en funcionamiento.

Su equipo también debe pensar en las necesidades posteriores a la implementación, como el apoyo y el mantenimiento. Revise los términos explicados por su proveedor de software y/o proveedor de servicios de implementación y llene cualquier vacío asignando servicios de soporte complementarios de su personal interno de TI.

3. Construir un equipo multifuncional de todas las estrellas

Tener las personas y habilidades adecuadas en el equipo de implementación de ERP es vital para un despliegue exitoso. Dado que un sistema de planificación de los recursos institucionales es una solución para toda la organización y sus usuarios están en varios departamentos, el equipo que se forme debe ser multifuncional e interdepartamental, desde el personal de TI altamente cualificado hasta los usuarios activos diarios del sistema.

Un equipo bien formado es clave

La comunicación debe ser abierta y frecuente, con breves reuniones diarias con el equipo para mantenerse al tanto de la evolución del proyecto y abordar cualquier cuestión que pueda haber surgido. Además, utilice un instrumento de gestión de proyectos al que puedan acceder todos los miembros del equipo y que permita a los miembros comunicarse, colaborar en las tareas y compartir información y documentos del proyecto.

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Lo más importante es que el equipo de aplicación de la planificación de los recursos institucionales esté integrado por personas que puedan dedicar su tiempo al proyecto. Asegurar que la asignación de recursos en el plan del proyecto sea lo más precisa posible y que se comparta con los equipos de gestión y ejecución, de modo que puedan garantizar la disponibilidad de su personal y apoyar el éxito del proyecto.

4. Gestionar el cambio, evitar el caos

El sistema de planificación de los recursos institucionales recién instalado transformará muchos procesos y, por lo tanto, cambiará la forma de trabajar de los empleados. La planificación de la gestión del cambio será un factor importante para el éxito de la aplicación: planear e implementar tácticas que ayuden a evitar la confusión masiva y prevenir la acumulación de resistencia a los cambios inminentes.

Como parte del plan de implantación del sistema de planificación de los recursos institucionales, se deben llevar a cabo sesiones educativas con el personal para recordarle los beneficios que obtendrá con el nuevo sistema. Además, se deberían hacer anuncios en toda la empresa de vez en cuando para informar sobre la progresión del proyecto y los hitos alcanzados.
Las sesiones informativas ayudan a los empleados a adoptar la nueva tecnología y aumentar la adopción por parte de los usuarios

Puede ayudar a los empleados a adoptar la nueva tecnología y aumentar la adopción por parte de los usuarios ofreciendo oportunidades de capacitación continua y recursos accesibles, utilizando una variedad de métodos y foros que incluyen sesiones de grupo, vídeos instructivos y una comunidad de apoyo en línea. Además, recurra a los usuarios más experimentados o «superusuarios» del sistema para que compartan con otros sus consejos y trucos sobre cómo sacar el máximo provecho del sistema.

5. Obtener una mano amiga

Los proveedores de software suelen incluir servicios de soporte y asistencia técnica como parte de su solución ERP, por lo que tiene sentido mantener conversaciones con sus representantes y pedir ayuda cuando sea necesario; después de todo, el proveedor de software quiere que su empresa tenga éxito con su solución. Si se encuentra con algún problema durante las etapas de implementación del ERP, la asistencia de los desarrolladores de la solución puede ayudar a resolver sus problemas más rápida y fácilmente que si tratara de encontrar todas las respuestas por su cuenta.

Contáctenos para obtener ayuda con su proyecto de implementación

También puede buscar servicios de implementación de ERP asequibles y profesionales, como la supervisión de la implementación por parte de una empresa de consultoría y asesoría de software como TEC; con experiencia en ayudar a las empresas a implementar exitosamente ERP y otros sistemas de software importantes, TEC proporciona orientación sobre cómo mantener su proyecto funcionando sin problemas y audita el proceso para garantizar que se cumplan sus metas y objetivos.

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